아트박스, 수기로 관리하던 방식에서 벗어나 안정적인 환경을 구축하다.

Interviewee: 아트박스 이락연 팀장

라이프스타일 브랜드 아트박스

(주)아트박스는 단순한 학용품의 생산/판매에 머물러 있던 문구산업을 디자인 중심의 팬시 사업으로 전환시킨 국내 최초의 문구 팬시 전문 브랜드입니다. 빠르게 변해가는 라이프스타일과 글로벌 트렌드에 맞춰 제품의 카테고리를 다각화하고 새로운 유통 채널을 구축함과 동시에 해외 사업 영역까지 확장하며 대한민국을 대표하는 디자인 리테일 비즈니스 전문 기업으로 진화하고 있습니다.

​

도입 전: 수기 기록과 메신저 중심 구조의 한계

• 메신저 기반 소통의 한계

아트박스는 본사와 전국 매장이 지속적으로 정보를 주고받아야 하는 구조입니다. 프로모션 일정, 매대 변경, 상품 출고 요청 등은 수시로 발생하고, 본사와매장 간의 호흡이 정확하게 맞아야 현장에서 즉시 실행이 가능합니다. 그러나 플로우 도입 이전에는 이러한 소통이 개인 메신저·그룹 채팅방·업무용 메신저 등 여러 채널에 흩어져 진행되었습니다.

특히 같은 공간에 있지 않다 보니 요청이 어디에서 어떻게 들어왔는지 실시간으로 파악하기 어렵고 매장별 현황이나 변경된 일정이 혼란스럽게 전달되며 급한 요청은 개인톡으로 들어오는 경우까지 발생해 관리 기준이 없었고 출고 누락·정보 전달 지연 같은 문제가 반복되었습니다. 이런 점들로 인해 매장 운영의 핵심인 “정확한 타이밍과 정보 정렬”이 메신저 중심 소통 방식에서는 유지되기 어려웠습니다.

• 히스토리 관리의 비효율

메일과 메신저 중심으로 일할 때 가장 큰 문제는 중요한 결정 과정이 자연스럽게 사라진다는 점이었습니다. 주고받은 이메일, 카카오톡, 메신저 대화를 일일이 캡처해 공용 드라이브에 업로드하는 것도 현실적으로 어려웠습니다.

그 결과 담당자가 변경되거나 퇴사하는 경우 업무 히스토리를 파악하기 힘들었고, 새로운 구성원이 합류할 때마다 처음부터 모든 맥락을 다시 설명해야 하는 비효율이 반복되었습니다. 동일한 사안에 대해 같은 논의를 되풀이하는 일도 자주 발생하며, 조직 전체의 시간 소모가 크게 증가하는 구조적 문제가 지속되었습니다.

플로우로 옮겨온 핵심 업무

아트박스는 이러한 문제를 해결하기 위해 매장 운영 업무 전반을 플로우 중심으로 개편했습니다. 단계적으로 전환했으며, 아래와 같은 업무가 대표적으로 플로우로 이관되었습니다.

• 흩어지던 기록을 플로우 ‘업무’ 중심으로 재구성

과거에는 이메일·메신저에 남아 있던 대화, 결정 근거, 참고 자료 등이 개인 채널에 흩어져 있어 업무 경위를 추적하기가 어려웠습니다. 현재는 히스토리가 필요한 업무를 모두 플로우 ‘업무’ 기능에서 일원화해 관리하고 있습니다. 상품 변경 협의, 매장 운영 조율, 일정 변경 사유, 외부 파트너 커뮤니케이션 등 중요한 내용은 담당자·파일·논의 과정을 한 업무 안에 기록하여 히스토리를 축적하고 있습니다.

• 전국 매장 오픈·리뉴얼 관리
전국 매장에서는 시즌 변경, 매대 교체, 상품 구성 조정 요청이 빈번하게 발생합니다. 아트박스는 이러한 요청을 모두 플로우의 ‘업무’ 기능으로 관리하고 있습니다. 각 업무에는 매장명, 요청 내용, 사진 자료, 담당자, 마감일이 명확하게 지정되며, 단계별로 진행 상태를 확인할 수 있습니다. 담당자는 매장별 실시간 현황을 프로젝트에서 확인할 수 있으며, 매장에서 올린 현장 자료를 기반으로 필요한 피드백을 바로 전달할 수 있습니다.

• 교육팀 요청 프로젝트 운영(매대 변경·출고 요청)

프로모션 시기에는 매대 구성 변경과 출고 요청이 집중적으로 발생하는데, 아트박스는 이를 ‘교육팀 요청’ 프로젝트로 통합해 처리합니다. 각 지점별 매장의 필요한 상품 구성과 집기를 마케팅실이 확인하고 이 프로젝트에서 교육팀에게 출고를 요청합니다. 매대 변경과 출고 시점은 매출과 직결되므로 각 부서 간 정확한 정보 공유가 필수적이며, 플로우에서 업무 단위로 관리하면서 요청 누락과 확인 지연이 거의 발생하지 않는 구조가 마련되었습니다.

도입 후: 매장 운영 속도와 품질이 동시에 향상

• 매장 운영 속도의 체감적 향상
요청·확인·피드백이 모두 동일한 채널에서 이루어지면서 조율 과정이 보다 단순해졌습니다. 과거에는 전화·메신저·메일을 번갈아 확인해야 했지만, 현재는 프로젝트 내에서 변경 요청과 필요한 자료가 한눈에 정리되어 반복 확인 절차가 크게 줄었습니다. 여기에 매장에서 촬영한 사진과 요청 사항을 모바일로 즉시 업로드할 수 있어 본사의 상황 파악 속도도 크게 빨라졌습니다. 이러한 구조 덕분에 프로모션·매대 교체처럼 시기성이 중요한 업무는 기존보다 훨씬 신속하게 처리되고 있습니다.

• 출고·변경 요청 누락률 감소
출고·변경 요청은 플로우에서 ‘업무’ 단위로 관리되면서 요청 방식이 정형화되었습니다. 각 요청마다 담당자·파일·확인 상태가 명확하게 남아 있어 일정 조율 과정이 훨씬 수월해졌습니다. 또 여러 요청이 동시에 발생하는 상황에서도 각각의 요청건이 개별 업무로 등록되어 있어 혼선이 줄었고, 출고 및 변경 요청 누락률이 이전 대비 크게 감소하는 효과를 얻었습니다.

• 인수인계 및 신규 담당자 적응 속도 2배 향상
업무 경위·사진 자료·파일·대화 내용이 플로우에 남기 때문에 담당자가 바뀌어도 전체 맥락을 빠르게 파악할 수 있습니다. 과거에는 메신저·메일 기록을 다시 정리하거나 구두 설명을 거쳐야 했으나, 현재는 주요 업무 히스토리가 모두 정돈된 형태로 관리되어 신규 담당자의 적응 속도가 기존 대비 약 2배 빨라졌습니다.


플로우 도입 전/후 비교

아트박스 이락연 팀장이 말하는 플로우

플로우를 한마디로 표현하자면, 아트박스에게 플로우는 사라지지 않는 ‘먼슬리 다이어리’입니다.
매장 운영에 필요한 일정, 사진, 승인 과정이 모두 한 공간에 차곡차곡 기록되기 때문에 시간이 지나도 정보가 흩어지거나 누락되지 않습니다.
플로우 도입 이후 아트박스는 수기로 관리하던 방식에서 벗어나 전국 매장 운영을 한눈에 파악할 수 있는 체계를 갖추었으며, 현장과 본사를 아우르는 안정적인 관리 환경을 만들어냈습니다.

Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤

🏷️ 관련 키워드
아트박스, ARTBOX, 매장 운영 관리, 점포 운영 관리, 리테일 본사 업무, 프랜차이즈 본사 업무, 매장 오픈 관리, 신규 매장 오픈 일정, 리뉴얼 공사, 인테리어 공사 관리, 수기 관리 방식, 수기 업무 관리, 엑셀 관리, 협업툴 플로우, Flow 도입 사례, 본사와 매장 간 소통, 본사-점포 커뮤니케이션, 매장 이슈 관리, 매장 업무 표준화, 매장 관리 시스템, 매장 운영 프로세스