남들은 보고서 ‘AI’로 뚝딱 쓴다는데, 저는 여전히 클래식함을 고수합니다. 결국 ‘내 인사이트’가 담겨야 하니까요.
혹시 여러분도 같은 성향이실까요? 그럼 보고서 쓰는 시간도 만만치 않게 들 건데요. 제가 오늘 그 시간 확 줄일 수 있는 방법들을 알려드리겠습니다.
한 십 년 동안 수백 가지 보고서 직접 작성하면서 터득한 제야의(?) 비법들이에요. AI는 못 미덥고, 직접 쓰자니 시간이 오래 걸려 고민이었던 당신에게 알찬 소스가 되길 바랍니다.
보고서 작성, 왜 오래 걸릴까?
지피지기면 백전백승이라고 했습니다. 우리는 왜 이렇게 보고서를 쓰는데 많은 시간이 드는 걸까요?
이유는 크게 4가지로 정리됩니다. 이것만 이해해도 보고서 작성 시간 줄이는데 꽤 도움이 될 겁니다.
1.계획없는 시작
의외로 많은 분들이 보고서를 계획없이 우격다짐으로 시작합니다. 방향이 중간에 계속 바뀔 수밖에 없죠.
내용 썼다가 지우고, 다시 쓰고, 또 지우고..
악순환이 반복되면서 시간만 낭비합니다. 이게 첫 번째 이유.
2.논리없이 써서
1번이랑 비슷한데 다른 이유입니다. 나름 계획은 세워서 쓰기 시작하는데, 논리가 엉성하면 시간이 많이 걸립니다.
머릿속 생각이 복잡하니까 보고서 글도 복잡해질 수밖에 없죠. 논리가 뒤죽박죽되고, 중요한 내용이 빠지고, 필요 없는 내용도 들어갑니다.
생각부터 정리해야 글도, 시간도 정리됩니다.
3.완벽하게 쓰려고
이건 제가 병적으로 시달렸던 원인인데요. 한 문장을 써놓고 계속 들여다 보면서 몇 번이고 고칩니다. 뭔가 계속 미련이 남는 느낌?
돌아보니 ‘완벽주의’는 보고서의 적이었습니다.
특히 초안 단계에서 완벽주의는 시간을 엄청나게 잡아먹는 주범이니 특히 주의해야 하죠.
4.추가, 추가, 추가
쓰다 보면 이런 생각이 들 때가 있죠. 이것도 넣어야 할 것 같고, 저것도 넣어야 할 것 같고. 모든 정보를 담으려다 보면 핵심 메시지는 흐려지고 작업 시간만 늘어납니다.
제 경험상 보고서에는 모든 정보가 담길 필요가 없어요. 핵심만 담는 게 시간도 절약되고
전달력도 높일 수 있습니다.
일잘러들의 보고서 작성 5대 원칙
자, 이제 원인을 짚어 봤으니, 본격적으로 해결책을 찾아봐야겠죠?
아래 5가지는 따로 적어서 책상 잘 보이는 곳이 붙여두세요. 보고서든 뭐든 업무 관련 문서 쓸 때 제목들만이라고 훑고 쓰면 시간이 크게 줄어듭니다.
하나씩 설명드릴게요.
보고서 작성 5대 원칙
1.’목적’ 바로잡기
보고서를 쓰기 전에 꼭 이 질문에 답해봅니다.
Q1. 이 보고서는 누가 읽을 것이며,
Q2. 이 보고서로 무엇을 얻고 싶은가?
예를 들어볼게요.
“이 마케팅 보고서는 부장님이 읽으실 거고, 신규 캠페인에 추가 예산 10%를 승인받기 위한 것이다.”
이렇게 명확한 목적이 있으면 불필요한 내용 없이 핵심만 효과적으로 전달할 수 있습니다. 목적이 명확하면 보고서 작성 방향이 잡히고, 시간 낭비가 줄어듭니다.
모호한 목적으로 시작하면 방향성 없이 헤매게 되죠.
보고서 작성 5대 원칙
2.핵심 메시지는 3개 이하로
우리 뇌는 한 번에 3-4개 이상의 정보를 처리하지 못합니다. 그래서 보고서에도 핵심 메시지는 3개 이하로 제한하는 게 좋아요. 어떤 내용을 담을지 고민될 때는 이렇게 생각해 보세요.
“이 보고서에서 상대에게 꼭 전달해야 할 3가지는 무엇인가?”
그리고 그 3가지 메시지를 뒷받침하는 내용만 넣으세요. 예를 들어, 분기 마케팅 성과 보고서라면 이런 식으로 씁니다.
- SNS 마케팅이 가장 높은 ROI를 보였다.
- 20대 후반 여성이 전환율이 가장 높았다.
- 다음 분기에는 인플루언서 마케팅을 강화해야.
이렇게 3개로 명확히 정리하면 내용도 간결해지고 작성 시간도 크게 줄어듭니다.
보고서 작성 5대 원칙
3.구조는 ‘역피라미드'(a.k.a. 두괄식)
뉴스 기사를 보면 제일 중요한 내용이 맨 앞에 나오는 패턴이 많은데요. 이걸 ‘역피라미드 구조’라고 합니다. 흔히 ‘두괄식’이라고 부르죠.
보고서도 이 구조가 효과적입니다. ‘결론 > 핵심 근거 > 상세 내용’ 순서로 작성하세요.
보고는 받는 사람은 보통 첫 1분 정도만 집중해서 읽는다는 연구 결과도 있습니다. 실제로는 더 짧다고 생각해요. 그 시간 안에 핵심을 전달해야 합니다.
그래야 바쁜 업무 중에도 메시지가 확실히 전달됩니다.
보고서 작성 5대 원칙
4.데이터는 늘 ‘시각화’
숫자랑 표로 꽉 찬 보고서는 만들기도, 읽기도 힘듭니다. 보여 줄 데이터가 있다면 되도록 그래프나 차트로 만드세요.
“전년 대비 매출이 23% 증가했습니다”보다 증가 추이를 보여주는 그래프 하나가 훨씬 강력한 인상을 전달합니다.
시각화가 처음에는 시간이 더 걸릴 수 있는데, 한 번만 스타일을 잡으면 오히려 시간이 절약됩니다.
내용이 ‘시각화’되면 핵심을 빠르게 이해할 수 있어요. (사진 : 협업툴 플로우 대시보드)
보고서 작성 5대 원칙
5.결론 + ‘다음 스텝’ 제시
마지막에는 반드시 아래 3가지를 포함합니다.
- 명확한 결론
- 구체적인 제안
- 다음 스텝 (누가, 무엇을, 언제까지)
이게 없으면 보고 후에 정적이 흐를 수 있죠. 쉬운 이해를 위해서 제가 예를 들어 드릴게요. 편하게 이 정도만 써도 됩니다.
- 결론적으로, 신규 마케팅 캠페인은 ROI 150%로 성공적이었습니다.
- 이 모멘텀을 유지하기 위해 다음 분기 예산을 10% 증액할 것을 제안합니다.
- 승인 시 마케팅팀은 4월 15일까지 확장 계획을 수립하겠습니다.
다음 액션이 무엇인지 명확하게 전달되죠? 이 5가지 원칙만 지켜도 보고서 작성 시간이 50% 이상 줄어들 겁니다.
짧게 루틴으로 요약해 드릴게요.
- 보고 목적을 잡고,
- 핵심 메시지 3개 추려서
- 두괄식으로 포문 열고
- 데이터를 시각화시킨 뒤
- 결론, 다음 스텝 정리.
➕ 보고서 시간 줄이는 스킬 N가지
보고서 작성 시간을 줄여주는 원론적인 얘기를 넘어서 골라서 편식할 수 있는 스킬도 알려드릴게요.
실제로 제가 실무에서 애용하는 스킬들이니 따로 검증도 필요 없습니다. 하나씩 보고 쓸 수 있겠다 싶은 것들만 골라서 편식하세요.
1.마인드맵
위에 보고서 작성 ‘5대 원칙’ 있잖아요. 이걸 마인드맵 형태로 하나 세팅해두세요. 그리고 보고서를 쓸 때마다 이걸로 기초를 잡고 씁니다.
줄어드는 시간도 꿀인데, 뭔가 시작부터 안심되는 그런 심리적인 효과도 커요.
구글에 ‘마인드맵’ 검색하면 여러 툴이 나오니 적당한 툴 골라서 사용하시면 됩니다. (저는 맥북 유저라 Freeform 씁니다)
이게 Freeform 이에요. 이름처럼 ‘자유 형식’으로 화이트보드처럼 쓸 수 있습니다.
2.생성형 AI
자료 조사는 생성형 AI를 적극적으로 사용합니다.
특히 퍼플렉시티를 추천해요. 각종 통계는 기본이고, 트렌드, 시장별 히스토리, 경쟁사 동향까지 시간을 엄청나게 줄여줍니다.
취합된 정보를 바탕으로 나름의 인사이트를 받아 볼 수도 있고요.
3.뽀모도로
이건 워낙 유명한 기법이라 소개할까 말까 고민했는데, 너무 파워풀해서 포함시켰습니다.
보고서는 보고서 자체를 만드는 시간보다 자료를 조사하고 분석할 때 시간이 많이 걸리는데, 이때 뽀모도로를 써서 효율을 높입니다. 안 그러면 시간이 무한하게 늘어날 수 있어요. 야근, 주말 출근의 주범이기도 하죠.
네이버나 쿠팡에서 뽀모도로 시계 검색해서 적당한 제품 하나 구입하시고, 시간을 설정해서 보고서를 쓰세요. 저는 25분 업무 집중, 5분 휴식 패턴에 익숙합니다.
4.편집은 마지막에
서두 ‘원인’에서도 얘기드렸는데, 보고서를 쓰면서 자꾸 고치면 시간이 오래 걸리 수밖에 없습니다.
딱 기준을 세우세요. “편집은 언제나 ‘마지막’에 한다.”고.
2~3번 수정할 일이 단 1번에 정리될 수도 있고, 전체 맥락을 보면서 편집이 더 매끄럽게 되기도 합니다.
5. 체크리스트
나만의 보고서 체크리스트를 만들어 두고 쓰는 것도 시간을 줄이는데 큰 도움이 됩니다.
제가 쓰는 체크리스트를 범용(?)으로 써보시라고 공유해 드릴게요. 참고해서 여러분만의
보고서 체크리스트를만들어 쓰세요.
□ 핵심 메시지가 명확한가?
□ 불필요한 내용이 있는가?
□ 데이터와 주장이 일치하는가?
□ 시각자료가 효과적인가?
□ 문법과 맞춤법은 정확한가?
6.리뷰 요청하기
마인드맵이든, 초안이든 어느 정도 뼈대가 잡힌 보고서를 동료에게 보여줍니다. 어떤지 피드백을 구하세요.
보고서 작성 과정에서 헷갈리거나 모호한 부분이 정리되는 효과도 있고, 나중에 다시 작성해야 하는 최악의 상황도 막을 수 있습니다.
보고서 작성은 ‘기술’ 그러니까 하면 늡니다.
다음 보고서 작성부터 이 팁들을 적극적으로 적용해 보세요. 퇴근 시간이 빨라지는 건 기본이고 더 명확하고 정확한 보고서를 쓸 수 있을 겁니다.
보고서 작성은 ‘요령’이 아니라 ‘기술’에 가깝습니다. 기술이기 때문에 누구나 노력하면
배워서 익힐 수 있다는 얘기.
물론 처음에는 어렵죠. 저도 그랬어요. 그런데 몇 번만 반복하면 금방 익숙해집니다.
위 방법들은 하루아침에 만들어진 게 아니라, 수많은 야근, 주말 출근을 반복하면서 얻게 된 진주 같은 팁들입니다.
이 글을 읽고 있는 여러분은 그런 어려움 없이 보고서를 쓱쓱 더 잘 쓸 수 있길 바랍니다.
여기까지. 플로우였습니다.
