끝없이 쏟아지는 미팅, 수시로 울리는 카톡, 잊고 넘어갈 뻔한 직원 경조사까지. 요즘, 유독 하루하루가 전쟁 같다고 느껴진다면, 지금, 당장, 바로. 쫀쫀한 일정관리가 필요할 때입니다.
그런데 말이죠, 대부분의 대표님들은 그냥 달력에 일정을 주르륵 적어두기만 하는 정도로 일정을 정리하고 있어요.
뜨끔하신가요? 그럼 아래 글 정독하세요. 일 잘하는 일잘 대표님들은 일정 관리를 최소한 이렇게 하고 계십니다.
⏰ 10초 미리 보기
- ‘일정관리’ 진짜로 왜 필요하냐면,
- 종이로 쓸까, 디지털로 할까?
- 일정관리 돕는 도구들
- 직원 관리도 연결하세요.
- (보너스 1) ‘하루 루틴’ 만들기
- (보너스 2) ‘비움’에 대하여
‘일정관리’ 진짜로 왜 필요하냐면,
일정관리의 목적은 단순히 ‘할 일 잊지 않기’ 가 아닙니다. 한 주를, 하루를 어떻게 ‘배분하느냐’ 가 핵심입니다. 특히 대표님들은 혼자만 잘한다고 끝나는 게 아니기 때문에 더 그래요.
만약, 이 배분이 잘 안되면 어떻게 될까요? 우선 머릿속이 복잡해집니다.
“이거 언제였더라?” 하다가 갑자기 직원이 와서 “대표님, 그거 오늘이잖아요!” 이러면 식은땀이 흐르고 대표님들의 하루하루는내 일도 바쁘고 정리할 것도 산더미인데, 직원 일정까지파악해야 하고, 미팅에 외부 일정까지 관리 안 하면 내 일정에 끌려다니다가…
이렇게, 하루가 후루룩 흘러가버립니다. 그리곤 저녁에 누굴 또 만나서 식사하고, 이야기 나누고, 내일 리셋.
그래서 일정관리는 ‘의사결정력 관리’라는 다른 이름도 있어요. 대표는 뭔가 큰 비전을 그리면서도, 작은 디테일을 챙겨야 하는 고독한 승부사죠.
정리하자면, 지금까지 일정관리를 기억력에 의존해 왔다면, 이제는 도구를 써야 할 때라는 얘기.
고독한 승부사, 우리에게는 쫀쫀한 일정관리가 필수다.
그래, 근데 무슨 도구?
ft. 종이 vs 디지털 = 결국, 하이브리드
아날로그 감성을 좋아하시는 대표님들도 꽤 계십니다. 감촉 좋은 가죽 플래너에 만년필로 일정을 적어나가는 모습. 그 자체가 힐링이고, 또 각 잡혀있는 느낌도 있죠?
그런데 현실은, “대표님, 미팅 일정 바꾸자는데요.” 아름다운 가죽 플래너가 지저분해지는 신호입니다. 지우고, 다시 쓰고, 덕지덕지 붙는 메모들에 정신까지 혼미해집니다.
그래서 요즘은 일 잘하는 대표님들은 하이브리드 방식을 많이 써요. 큰 그림(분기별 목표, 핵심 성과 등)은 종이에 기록하고, 일별 일정과 변동성이 큰 스케쥴 은 디지털을 활용하고.
이 조합이 실용성과 감성을 모두 잡는 요즘 방법이에요. 특히, 디지털은 이럴 때 빛을 발합니다. 구글 캘린더, 네이버 캘린더, 애플 캘린더 같은 기본적인 캘린더 앱을 쓸 때.
변경도 쉽고, 알림도 와서 중요한 일정 직전까지 깔끔하게 챙길 수 있습니다.
- 클래식한 일반 플래너 = 장기적인 목표 설정, 변하지 않는 일정 관리
- 스마트 디바이스 = 단기적인 목표 설정, 변경이 잦은 일정 관리
종이 캘린더랑 구글 캘린더같이 쓰는 박주임.
한 술 더 뜨기,
구글부터 플로우까지.
대표님은 어떤 캘린더를 주로 쓰세요? 네이버 캘린더 쓰는 대표님들이 많으실 텐데, 저는 개인적으로 구글 캘린더를 추천드립니다.
일정을 색깔별로 분류해서 한눈에 보기 좋고 회의 초대, 위치 공유, 내 입맛에 맞는 알림 설정 등 ‘디테일한 일정 관리’ 가 가능합니다.
또 구글 워크스페이스라는 기업용 툴이 있는데, 이걸 쓰면 회사 도메인으로 메일부터 캘린더까지 모든 기능을 통합시킬 수 있어요.
(이건 네이버도 될걸요?)
구글이 일 잘 대표님들의 기본적인 일정관리 도구라면, 해외 서비스에 눈이 밝은 분들은 노션, 트렐로도 많이 씁니다.
노션은 일정 관리는 기본이고, 문서 정리, 간단한 페이지 제작, 공유 기능도 파워풀해서 여러모로 쓰임새가 참 좋아요.
트렐로는 일정관리, 프로젝트 관리에 특화된 도구라고 보시면 됩니다. 관심 있으신 분들은 직접 찾아보시고요.
사실 구글이나 노션, 트렐로까지 어디선가 한 번씩 들어는 보셨을 거예요. 근데 솔직히 그렇지 않나요? 뭔가 좀 쓰기 어렵다는 그런 느낌.
음. 그래서 만든 게 플로우입니다. 플로우를 한마디로 정의하자면, 한국 비즈니스 환경에 최적화된 ‘협업툴’이라고 소개할 수 있을 것 같아요.
대표님들 일정관리는 기본이고, 직원들 업무 관리도 한눈에 보기 좋게 정돈돼서 보기가 참 좋습니다. 진행 중인 프로젝트들이 어떻게 진행되고 있는지 알 수 있는 ‘간트차트’,
회사 전체의 목표랑 직원 개인의 목표랑 연결해서 성과 높이는 ‘OKR’ 기능까지 너무 파워풀해서 여기서 설명하기 공간이 좁아요.
직접 확인해 보세요.
이게 플로우예요. 되게 직관적이죠?
직원들 일정 관리도 걱정 뚝
아까 대표님 일정관리도 중요한데, 직원들 관리도 중요하다고 얘기드렸잖아요. 윗 물이 맑으면, 아랫 물이 맑다고, 대표님이 직접 일정 관리를 잘 하면, 직원들도 자연스레 흐름을 따라옵니다.
우선 공용 캘린더를 만들어서 ‘부서별 일정’을 공유해 보세요. 구글이든, 네이버든, 노션이든, 트렐로든, 플로우든.
부서별 일정이나, 부서별 프로젝트를 나눠서 색상 지정, 마크 등 을 활용하면 우선 직원들도 보기 좋아집니다.
또 관리자들도 그 흐름에 따라서 명확한 To-do 파악이 용이해요. 이 정리 하나만으로도 업무 효율성이 쭉 올라갑니다. 솔직히 아주 사소한 일까지 깨알같은 컨트롤은 불가능해요.
맡길 건 쿨하게 직원들에게 맡기세요. 대표님은 대표님으로부터 시작되는 ‘Top-Down’ 업무를 부서별 관리가 쉽게 나눠주기만 해도 많은 변화가 생깁니다.
직원의 업무 간 혼선도 줄고, 그 주의 혹은 그 달의 업무 흐름이 명확해져서 생산성 극대화되는 선순환.
직원들도 “아 오늘 뭐 해야 하지?” 헷갈리지 않아 일 처리도 술술 풀립니다.
(보너스) 덧붙이자면,
‘루틴’을 만들어보세요.
대표님들은 ‘누가 시켜서’라기 보다, ‘자기 결정’으로 움직이는 사람이에요. 그래서 루틴이 정말 중요합니다.
예를 들면,
- 오전 9시 : 전체 일정 확인
- 오전 10시 ~ 12시 : 집중 업무 시간
- 오후 4시 : 회의/미팅 시간
- 오후 6시 : 하루 일정 정리 및 내일 준비
이런 루틴이 만들어지면 급한 일에도 덜 휘둘리고 놓치는 업무가 크게 줍니다.
아직 안 끝났어요.
일정은 ‘비움’도 중요하다.
진짜 마지막이에요. 이걸 얘기 안 드려서 이 말만 하고 마칠게요.
일정을 정리, 관리하다 보면 욕심이라는 게 생겨요. 일정을 무지하게 빡빡 채워습니다. 안됩니다. 비우세요. 오히려 체력도 바닥나고 창의적인 생각은 완전히 실종됩니다.
‘여유 시간’ 을 염두에 두세요. 사이사이 넣는 것, 그것도 일정관리의 일부입니다. 예를 들어볼게요.
- 미팅과 미팅 사이 30분 휴식 넣기.
- 하루 한 번은 ‘아무것도 안 하는 시간’ 만들기.
- 업무 외 나를 위한 시간 찾기.
이게 별거 아닌 것 같지만, ‘리프레시와 리셋’이 되는 시간입니다. 지치지 않기 위한 일정관리, 이게 바로 일잘 대표님들이 높은 성과를 계속 유지하는 비결입니다.
