월요일 오전. 김 대표는 또 한숨을 쉽니다. 지난주에 약속한 납기가 3건이나 밀렸거든요. 직원들은 주말에도 일했는데 말이죠. “사람을 더 뽑아야 하나?” 생각해보지만 인건비 부담도 만만치 않고, 좋은 사람 구하기도 쉽지 않습니다.

혹시 여러분도 지금, 같은 고민을 하고 계신가요?

진짜 문제는 사람이 부족한 게 아니에요.🙅🏻‍♀️

가만히 들여다보면 이상한 점들이 보입니다. 분명히 노는 사람 하나없이 모두 열심히 일을 해요. 그런데 자꾸 일이 밀립니다. 왜 그럴까요? 실제로 실무 현장에서 벌어지는 원인들을 정리해봤어요. 여러분 회사는 몇 개나 해당되는지 체크해보세요.

담당자 부재 → 대체 인력 없음 😰

“이거 박과장이 담당하는 건데… 아, 박과장 오늘 병가네?” 대체할 사람이 없어서 일이 완전히 멈춥니다. 고객한테는 뭐라고 설명해야 할지…

책임 전가의 습관화 🕵️‍♂️

“저번에 회의에서 A업체 제안서 누가 하기로 했죠?” “저는 김 대리가 한다고 들었는데요?” “아니에요, 이 과장 거 아니었나요?” 결국 아무도 안 하고 있었던 업무 발견.

매일 밤 9시, 사무실 불은 여전히 💡

직원들은 야근하고 있는데 정작 뭘 하는지 물어보면 대답이 제각각입니다. “급한 게 너무 많아서요” “뭐가 우선인지 몰라서 일단 다 하고 있어요” “어제 안 끝난 걸 마저 하고 있어요”

똑같은 회의의 반복 🔄

“저번에 이거 어떻게 하기로 했더라?” “메모해 둔 사람 있어요?” “카톡에 있을 텐데… 어디 있지?” 같은 내용을 또 논의하느라 30분 소모.

분기 마감, 모든 게 겹치는 날 📅

A 고객 납기, B 프로젝트 마감, C 업체 미팅이 모두 같은 주에 몰려 있습니다. 왜 이렇게 됐는지 아무도 모르고, 이제 와서 조정하기엔 너무 늦었어요.

작은 회사일수록 필요한 ‘정교한 업무분장’ ⚙️

큰 회사는 사람이 많으니까 한 명이 빠져도 다른 사람이 커버할 수 있어요. 하지만 작은 회사는 다릅니다. 한 명 한 명이 모두 핵심 인력이거든요. 그럼에도 불구하고 많은 회사들이 다양한 원인으로 정교한 업무분장에 거듭 실패를 하고 있습니다. 플로우가 대표적인 원인 3가지를 꼽아봤어요.

1. 사람 중심의 업무 배분 ❌

“김대리는 마케팅, 이과장은 영업, 박주임은 총무” 이런 식으로 ‘사람’에게 역할을 고정시키면 문제가 생겨요. 업무량이 고르지 않고, 한 사람이 아프거나 퇴사하면 그 업무는 완전히 공백이 됩니다.

2. 구두 지시와 카톡 업무 📱

“저거 좀 처리해 줘”, “언제까지 할 수 있어?” 이런 식의 즉흥적인 업무 전달은 놓치는 일이 너무 많아요. 카톡으로 업무 지시를 받으면 나중에 찾기도 어렵고요.

3. 진행 상황 파악 불가 📊

각자 뭘 하고 있는지, 어디까지 진행됐는지 알 수가 없어요. 대표님이 직접 하나하나 물어봐야 현황을 파악할 수 있습니다. 비효율의 극치죠.

이제는 ‘업무’ 중심으로 생각해야 합니다. 🟢

1. 프로젝트 단위로 업무를 나누세요 🎯

개별 업무들을 프로젝트로 묶어서 관리하면 전체 그림이 보입니다. ‘A 고객 온보딩’, ‘B 제품 론칭’, ‘C 마케팅 캠페인’ 이런 식으로요.

2. 담당자와 마감일을 명확히 하세요 ⏰

모든 업무에 담당자와 마감일이 있어야 합니다. 애매함은 지연의 시작이거든요.

3. 진행 상황을 실시간으로 확인하세요 📈

언제든지 ‘지금 뭐가 어떻게 돌아가고 있는지’ 한눈에 볼 수 있어야 합니다.

플로우로 업무분장 체계를 완성하세요. ❣️

이론은 알겠는데, 실제로 어떻게 해야 할까요? 플로우는 중소기업의 업무분장 고민을 한 번에 해결해 드립니다.

1. 프로젝트 중심의 업무 관리

모든 업무를 프로젝트로 묶어서 관리 📋

개별적으로 흩어져 있던 업무들을 의미 있는 프로젝트 단위로 정리할 수 있어요. 각 프로젝트 안에서 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확하게 보입니다.

워크플로우로 업무 흐름 시각화 🔄

업무의 순서와 의존성을 한눈에 파악할 수 있어요. A 업무가 끝나야 B 업무를 시작할 수 있다면, 그 연결고리가 명확하게 보입니다.

간트차트로 전체 일정 관리 📅

프로젝트 전체 일정을 간트차트로 보면서 병목 구간이나 일정 충돌을 미리 발견할 수 있어요.

2. 실시간 소통과 피드백

보안 메신저로 안전한 업무 소통 💬

카톡이나 개인 메신저 대신 업무 전용 보안 메신저를 쓰세요. 모든 대화 내용이 무기한 보관되고 검색도 가능해서 나중에 찾기 쉬워요.

읽음 확인으로 소통 공백 방지 ✅

중요한 업무 지시를 했는데 상대방이 봤는지 안 봤는지 알 수 없어서 답답했죠? 실시간 읽음 확인으로 이런 문제를 해결할 수 있어요.

파일과 자료 통합 관리 📁

업무와 관련된 모든 파일과 자료를 한곳에서 관리하세요. 더 이상 “그 파일 어디 있지?”라고 찾아 헤맬 필요가 없어요.

3. OKR로 목표와 업무 연결

회사 목표와 개인 업무의 연결 🎯

OKR(목표와 핵심 결과) 시스템으로 회사의 큰 목표와 개인의 일상 업무를 직접 연결할 수 있어요. 직원들이 “내가 왜 이 일을 해야 하는지” 명확하게 이해하게 됩니다.

목표 달성률 실시간 확인 📊

각 목표의 달성률을 실시간으로 확인할 수 있어서, 문제가 생기면 빠르게 대응할 수 있어요.

4. AI 어시스턴트로 업무 자동화

업무 검색과 정리를 AI가 🤖

“이번 주 김대리 담당 업무는?” “A 프로젝트 진행률은?” 이런 질문을 AI에게 자연어로 물어보면 바로 답을 줍니다.

주간 리포트 자동 생성 📝

매주 팀별, 개인별 업무 진행 상황을 자동으로 정리해서 리포트로 만들어 줘요. 더 이상 일일이 취합할 필요가 없어요.

실제로 이렇게 달라집니다. 📊

A사의 변화 (광고 대행사, 직원 12명)

도입 전 : 각자 맡은 고객의 업무만 알고, 다른 팀원이 뭘 하는지 몰랐어요. 누군가 휴가를 가면 그 고객 업무는 완전히 스톱됐죠.

도입 후 : 모든 고객별 프로젝트가 투명하게 공유돼요. 팀원들이 서로의 업무를 파악하고 있어서 필요할 때 도움을 줄 수 있게 됐습니다.

결과 : 고객 대응 속도 40% 향상, 직원 야근 시간 주 8시간→3시간으로 단축

B사의 변화 (제조업, 직원 25명)

도입 전 : 생산, 품질, 출하 각 단계별 담당자가 따로 놀았어요. 한 단계가 지연되면 다음 단계 담당자는 그 사실조차 모르는 경우가 많았죠.

도입 후 : 전체 생산 프로세스가 하나의 워크플로우로 연결됐어요. 지연이 발생하면 관련자 모두에게 알림이 가서 빠른 대응이 가능해졌습니다.

결과 : 납기 준수율 78%→95%로 상승, 고객 클레임 60% 감소

사람이 아니라 ‘체계’를 잡으세요. ✅

정말 사람이 부족해서 일이 안 되는 걸까요? 아니면 지금 있는 사람들의 능력을 제대로 활용하지 못하고 있는 걸까요? 플로우를 도입한 많은 중소기업들이 사람을 더 뽑으려고 했는데, 업무분장 체계 리빌딩만으로도 충분하다는 걸 깨달았다고 말합니다.

업무분장이 명확해지면 📋

✔️ 누가 무엇을 해야 하는지 애매함이 없어져요.

✔️ 업무 공백과 중복이 사라져요.

✔️ 개인별 업무량이 균등해져요.

소통이 체계화되면 💬

✔️ 같은 얘기를 반복하지 않아도 돼요.

✔️ 중요한 내용이 묻히지 않아요.

✔️ 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있어요.

목표가 연결되면 🎯

✔️ 직원들이 더 주도적으로 일해요.

✔️ 우선순위가 명확해져서 효율이 올라가요.

✔️ 성과 측정과 피드백이 쉬워져요.

지금까지 ‘사람이 부족하다’고 생각했던 문제의 절반은 사실 ‘체계가 부족한’ 문제였을 수도 있습니다. 플로우로 업무분장 체계를 잡고 나면, 같은 사람으로도 훨씬 더 많은 일을 효율적으로 해낼 수 있죠. 업무분장 체계, 이제 플로우로 완성하세요.