사람이 늘고, 부서가 다양해지면 어떤 일이 벌어질까요? 조직이 커질수록 업무는 점점 더 복잡해집니다. 메일은 메일대로 쌓이고, 메신저는 메신저대로 울려대죠. 파일은 여기저기 흩어져 있고, 중요한 업무는 누가 담당하는지 파악하기도 어렵습니다. 이런 상황이 익숙하게 느껴지시나요?

그룹웨어가 필요한 이유 ☀️

그룹웨어란 쉽게 말해 ‘회사의 모든 업무를 한곳에서 처리할 수 있게 해주는 시스템’입니다. 이메일, 결재, 일정관리, 문서 공유, 메신저 등 업무에 필요한 다양한 기능을 하나의 플랫폼에서 제공하는 것이죠. 그룹웨어가 등장한 이유는 단 하나, 파편화된 업무 처리 방식을 통합해 효율을 높이기 위해서입니다.

30년 가까이 그룹웨어는 많은 기업의 핵심 업무 시스템으로 자리잡았습니다. 특히 전통적인 기업에서는 결재 중심의 그룹웨어를 통해 업무 체계를 세워왔죠. 하지만 업무 환경이 빠르게 변화하면서 기존 그룹웨어의 한계가 드러나기 시작했습니다.

옛날 그룹웨어의 4가지 한계 ⚠️

기존 그룹웨어는 확실히 많은 기능을 갖추고 있습니다. 하지만 시대가 변했고, 업무 방식도 달라졌습니다. 2019년 한 조사에 따르면 직원들은 평균적으로 5개 이상의 업무 툴을 사용하고 있었습니다. 왜 그룹웨어 하나로 충분하지 않을까요? 4가지 한계점을 살펴보겠습니다.

1. 데이터 연동의 부재

그룹웨어는 기능별로 데이터가 분리되어 있습니다. 메일에서 주고받은 내용을 캘린더에 등록하려면? 직접 옮겨야 합니다. 메일로 논의한 내용을 결재 시스템에 올리려면? 다시 작성해야 하죠. 겉으로 보기엔 한 시스템이지만, 내부적으로는 완전히 분리된 섬과 같습니다.

프로젝트 마감이 일주일 앞으로 다가왔는데, 관련 데이터는 이메일, 메신저, 파일 서버에 각각 흩어져 있는 상황, 상상만 해도 답답하지 않나요? 🙄

2. 업무 자동화 기능 부족

요즘 협업툴의 핵심은 뭘까요? 바로 ‘자동화’입니다. AI 업무 비서, 반복 업무 자동화 같은 기능이 필수가 되었죠. 하지만 기성 그룹웨어는 이런 혁신적 기능이 부재합니다. 수집된 데이터를 활용한 자동화는커녕, 기본적인 업무 연결조차 수동으로 해야 하는 경우가 많습니다.

매주 월요일 아침, 팀장은 지난주 업무를 정리해 보고서를 작성합니다. 한 명씩 메신저로 현황을 묻고, 회의록을 찾아보고, 엑셀에 정리하는 과정만 1시간이 넘게 걸리죠. 자동화 기능이 있다면 5분 만에 끝날 일인데 말이죠.

3. 업무 플로우 기반이 아닌 기능 중심 설계

기존 그룹웨어는 ‘기능 진열장’에 가깝습니다. 필요한 기능이 있으니 쓸 때마다 찾아 들어가는 방식이죠. 문제는 실제 업무는 하나의 흐름으로 연결된다는 점입니다. 예를 들어 ‘신규 프로젝트 시작’이라는 업무는 기획 → 승인 → 자원 배정 → 일정 관리 → 실행 → 보고의 과정을 거치죠.

그런데 그룹웨어에서는 기획 문서 작성, 결재 요청, 일정 등록, 진행 보고가 모두 다른 메뉴에 있습니다. 이러니 창을 여러 개 띄우고 왔다 갔다 하면서 ‘컨텍스트 스위칭(Context-Switching)’ 비용이 발생할 수밖에 없습니다.

4. 지속적인 업데이트 부족

설치형으로 보급된 많은 그룹웨어는 업데이트가 느리거나 아예 없는 경우가 많습니다. 업무 환경과 기술은 빠르게 변화하는데, 시스템은 10년 전 그대로인 셈이죠. 클라우드 기반 서비스들이 매월, 매주 새로운 기능을 추가하는 동안 그룹웨어는 멈춰있습니다.

이런 한계들 때문에 많은 기업들이 여러 협업툴을 추가로 도입하고 있습니다. 슬랙으로 소통하고, 노션으로 문서를 작성하고, 트렐로로 프로젝트를 관리하는 식이죠. 결국 업무는 더 파편화되고 새로운 문제가 생깁니다.

그룹웨어의 새로운 버전 ‘플로우’ 🎁

기존 그룹웨어의 한계를 뛰어넘는 새로운 솔루션이 필요했습니다. 그리고 그 답이 바로 ‘플로우’입니다. 플로우는 단순히 많은 기능을 모아놓은 도구가 아니라, 실제 업무 흐름에 맞춰 설계된 진정한 의미의 차세대 그룹웨어입니다.

✅ 데이터 연동의 혁신

플로우는 모든 데이터가 유기적으로 연결됩니다. 메신저에서 오간 대화가 자동으로 업무 기록이 되고, 문서에 기록한 일정이 캘린더에 자동 등록됩니다. 프로젝트 담당자를 지정하면 해당 담당자의 일정에 자동으로 반영되는 식이죠.

“김 과장님, 다음 주 목요일까지 마케팅 기획안 부탁드려요.” 이 한 마디가 플로우에서는 자동으로 업무가 되고, 일정이 되고, 알림이 됩니다. 더 이상 따로 등록하고, 다시 알리고, 확인하는 반복 작업이 필요 없어요. 😌

✅ AI 기반 업무 자동화

플로우의 가장 큰 차별점은 AI 기반 업무 자동화입니다. 플로우 AI 어시스턴트는 단순한 챗봇이 아닌 진짜 ‘업무 비서’의 역할을 합니다.

✏️ “일일업무일지 작성해줘”

👋 “사업계획서 양식 알려줘”

📝 “회의록 내용 요약해줘”

🧑 “김민석 과장 이번 주 처리 업무는?”

이런 질문을 하면 AI가 관련 데이터를 수집하고 정리해 바로 답을 제공합니다. 내부 통계에 따르면 플로우 AI 도입 후 업무 시간이 월 4.9시간 단축되고, 콘텐츠 생성 시간은 평균 4분, 업무 검색 시간은 3분으로 줄어들었습니다.

✅ 워크플로우 중심 설계

플로우는 기능을 나열하는 방식이 아닌, 업무 흐름(Workflow)에 맞춰 설계되었습니다. 프로젝트 생성부터 완료까지 필요한 모든 기능이 자연스러운 흐름으로 연결됩니다.

워크플로우 화면에서는 담당자별 마감일과 진행 상황을 한눈에 볼 수 있고, 간트차트를 통해 프로젝트 전체 일정을 관리할 수 있습니다. 업무 상태, 우선순위, 시작일, 마감일에 따라 필터링도 가능해 단 하나의 업무도 놓치지 않게 됩니다.

✅ 클라우드 기반 지속적 업데이트

플로우는 클라우드 기반으로 제공되어 지속적인 업데이트가 가능합니다. 물론 보안이 중요한 기업을 위한 구축형 옵션도 제공하지만, 이 경우에도 정기적인 업데이트를 통해 최신 기능을 사용할 수 있습니다.

특히 국내 기업 환경에 최적화된 서비스로, 해외 협업툴에서 부족했던 결재, 보안 기능이 강화되어 있습니다. ISO/IEC 27001, CSA STAR, GS 인증 1등급 등 각종 보안 인증을 획득해 안전하게 사용할 수 있습니다.

플로우 그룹웨어가 회사 성장에 미치는 영향 📈

플로우를 도입한 기업들은 어떤 변화를 경험했을까요? 실제 사례를 통해 알아보겠습니다.

1. 의사결정 속도 65% 향상

기존에는 의사결정을 위한 데이터 수집에만 평균 3일이 소요되었습니다. 각 부서에 자료를 요청하고, 취합하고, 정리하는 과정이 필요했기 때문이죠. 플로우 도입 후에는 실시간으로 데이터가 연동되고 AI 비서를 통해 즉시 정보를 얻을 수 있어 의사결정 시간이 1일 이내로 단축되었습니다.

“매출 현황을 파악하기 위해 영업팀, 마케팅팀, 재무팀에 각각 메일을 보내고 일주일을 기다렸어요. 이제는 AI에게 물어보면 바로 답이 나옵니다.” – K기업 대표

2. 업무 생산성 42% 증가

플로우의 자동화 기능으로 반복적인 업무가 크게 줄었습니다. 주간 보고서 작성, 회의록 정리, 일정 관리 등에 쓰던 시간이 절반 이상 감소했죠. 또한 업무 관리와 커뮤니케이션이 하나의 플랫폼에서 이루어져 컨텍스트 스위칭으로 인한 시간 낭비도 줄었습니다.

한 마케팅 담당자는 “이전에는 하루 2시간을 메일 확인과 메신저 대응에 썼는데, 이제는 30분이면 충분합니다. 플로우에 모든 커뮤니케이션이 집중되어 있어 이전처럼 여러 채널을 오가며 확인할 필요가 없어요.”라고 말합니다.

3. 협업 만족도 78% 상승

플로우 도입 후 직원들의 협업에 대한 만족도가 크게 향상되었습니다. 특히 재택근무나 원격 근무가 늘어난 상황에서 더욱 효과적이었죠. 문서 공동 작업, 실시간 피드백, 보안 메신저 등을 통해 장소에 구애받지 않고 효율적인 협업이 가능해졌습니다.

“팀 간 협업이 가장 큰 고민이었는데, 플로우로 모든 소통이 투명하게 이루어지니 부서 간 갈등이 크게 줄었어요. 이제는 누가 어떤 일을 하고 있는지, 언제까지 완료될지 모두가 알 수 있으니까요.” – S기업 팀장

4. 데이터 기반 경영으로 의사결정 품질 향상

플로우의 인사이트 기능은 프로젝트별 업무 진행 상황과 주차별 업무 추이, 속도 등 다양한 데이터를 실시간으로 제공합니다. 이를 통해 경영진은 ‘감’이 아닌 ‘데이터’에 기반한 의사결정을 내릴 수 있게 되었습니다.

“이전에는 직원들이 얼마나 일하는지, 어떤 업무가 지연되고 있는지 알 수 없었어요. 이제는 대시보드에서 모든 현황을 한눈에 파악할 수 있어 문제가 생기기 전에 미리 대응할 수 있습니다.” – L기업 대표

순위가 아닌 적합성이 중요합니다 ✅

많은 기업들이 그룹웨어를 선택할 때 시장 점유율이나 순위만 보고 결정하는 경우가 많습니다. 하지만 정말 중요한 것은 우리 회사의 업무 방식과 문화에 얼마나 잘 맞는지, 즉 ‘적합성’입니다.

플로우는 단순히 기능을 나열한 도구가 아니라, 한국 기업의 업무 특성을 반영한 올인원 협업 솔루션입니다. 결재 기능부터 보안 채팅, OKR 목표 관리, 커뮤니티 기능까지 한국 기업에 꼭 필요한 기능을 모두 담았습니다.

특히 AI 기능을 통해 업무 자동화와 데이터 분석이 가능해, 단순히 업무를 관리하는 것을 넘어 업무의 질과 속도를 획기적으로 개선할 수 있습니다.

무료 체험으로 시작하세요 💰

아직도 이메일, 메신저, 파일 서버, 전화를 오가며 업무가 파편화되고 있나요? 회사가 성장할수록 이런 문제는 더 심각해집니다. 플로우는 이 모든 문제를 해결하는 통합 솔루션입니다.

30초 만에 무료 회원 가입하고 플로우의 강력한 기능을 직접 체험해보세요. 지금 이 작은 결정이 회사 전체 업무 방식의 혁신을 가져다 줄 나비효과의 시작점입니다.