“프로젝트 일정 관리? 간트차트 필수지!”
라고 말하지만, 실제로 간트차트를 만들고 관리하는 과정은 생각보다 복잡하고 번거롭습니다. 그래서 많은 팀들이 시작은 화려지만, 얼마 지나지 않아 간트차트 관리를 포기하고 맙니다. 그 결과.. 프로젝트는 계획대로 진행되지 않고, 기한은 지연되고, 팀원들은 혼란스러워지죠.
그런 경험이 있는 대표님, 직장인들이라면 이 글을 꼭 정독하세요. 이 글에는 간트차트를 더 쉽게 만들고, 현실에서 제대로 활용하는 방법에 대한 해답이 담겨 있습니다.
간트차트 만드는 보통의 루틴 🏔️
간트차트가 필요하다고 느끼는 순간부터 완성까지, 우리가 거치는 과정은 보통 이렇습니다.
1. 검색의 늪에 빠지기
“간트차트 템플릿”, “간트차트 엑셀 양식”, “프로젝트 관리 간트차트”… 검색해 보면 수많은 양식이랑 템플릿이 나오는데, 어떤 게 우리 프로젝트에 맞는지 판단하기 어렵습니다. 결국 여러 개를 다운받아 비교하는 시간만 1시간 이상 소요되죠.
2. 복잡한 엑셀 문서와 씨름하기
다운로드한 양식을 열어보니 복잡한 수식과 매크로가 가득… 🤯 “이걸 어떻게 수정해야 하지?” 하는 생각이 들면서 또 다른 검색의 늪으로 빠져듭니다.
3. 나만의 간트차트 만들기 도전
“그냥 내가 직접 만들자!” 결심하고 빈 엑셀 시트부터 시작합니다. 셀 병합, 색상 설정, 날짜 계산식 입력… 한 번 만들기 시작하면 최소 2-3시간은 훌쩍 지나갑니다.
4. 완성된 간트차트, 그리고 업데이트의 악몽
드디어 완성된 간트차트! 팀원들에게 자랑스럽게 공유합니다. 하지만 프로젝트가 진행되면서 일정 변경, 담당자 조정, 추가 업무 발생… 간트차트를 업데이트할 때마다 다시 엑셀과 씨름해야 합니다. 🥵
간트차트가 실패하는 이유 5가지 ❌
열심히 만든 간트차트인데, 왜 현실에서는 제대로 활용되지 않을까요? 여러분의 회사를 떠올리면서 다음 문제들을 확인해보세요. 2개 이상 해당된다면 지금 당장 개선이 필요합니다.
1. 업데이트의 어려움
프로젝트는 살아있는 유기체처럼 계속 변합니다. 그런데 엑셀 간트차트는 한 번 변경사항이 생기면 전체를 다시 손봐야 하는 경우가 많죠. 그래서 시간이 지날수록 업데이트가 미뤄지고, 결국 현실과 동떨어진 문서가 됩니다.
2. 공유와 협업의 한계
“최신 버전이 어떤 건지 헷갈려요.” 🤔 “간트차트 수정했는데 팀장님께 공유 안했네!” 엑셀 파일을 이메일로 주고받거나 공유 드라이브에 올려도, 동시에 편집하거나 실시간 알림을 받기는 어렵습니다.
3. 연결성 부재
간트차트는 프로젝트 계획의 시각화 도구일 뿐, 실제 업무와는 연결되지 않습니다. 따라서 간트차트와 실제 업무 진행 상황이 별개로 관리되면서 점점 불일치가 발생합니다.
4. 접근성 문제
“지금 회의 중인데 간트차트 좀 보여주세요.” “어… 노트북에 없는데요. 사무실 PC에 저장해뒀어요.” 😓 엑셀 파일은 장소와 기기에 따라 접근이 제한될 수 있습니다.
5. 알림과 리마인더 부재
간트차트는 일정을 보여줄 뿐, 마감일이 다가오거나 일정이 변경되었을 때 알려주지 않습니다. 결국 팀원들은 주기적으로 간트차트를 확인해야 하는데, 그런 드라마같은 일은 현실적으로 이루어지지 않습니다.
간트차트 제대로 활용하는 방법 🔑
진짜 중요한 건 멋진 간트차트를 만드는 것이 아니라, 그 간트차트가 프로젝트 관리에 실질적인 도움을 주느냐입니다. 간트차트의 진정한 가치는 이런 상황에서 발휘되죠.
- 팀원 모두가 프로젝트의 큰 그림을 한 눈에 이해할 수 있을 때
- 일정 변경 시 영향을 받는 다른 업무들을 즉시 파악할 수 있을 때
- 진행 상황을 실시간으로 추적하고 병목 지점을 미리 발견할 수 있을 때
- 담당자별 업무 부하를 시각적으로 확인하고 조정할 수 있을 때
하지만 그냥 엑셀로 만든 간트차트로는 이런 가치를 실현하기가 너무 어렵습니다. 그래서 많은 팀들이 결국 간트차트를 포기하고 말죠. 그런데 말입니다,
간트차트의 정석, 플로우 ❤️
협업툴 플로우의 간트차트라면 말이 달라집니다. 플로우 간트차트는 단순한 ‘차트’를 넘어 말 그대로 ‘살아있는 프로젝트 관리 도구’로 작동해요. 어떻게 다른지 구체적으로 알려드릴게요.
1. 클릭 몇 번으로 간트차트 생성
복잡한 엑셀 양식은 이제 그만. 플로우에서는 프로젝트를 만들고 ‘간트차트 보기’를 선택하기만 하면 됩니다. 그리고 업무와 일정을 입력하면 자동으로 간트차트가 완성돼요. 초보자도 5분 만에 전문가급 간트차트를 만들 수 있어요.
2. 실시간 업데이트와 협업
한 팀원이 일정을 변경하면 모든 팀원의 화면에 즉시 반영됩니다. 누가, 언제, 어떤 변경을 했는지도 모두 기록되죠. 별도의 파일 공유나 버전 관리가 필요 없습니다.
실제 한양대학교 총학생회의 경우 협업툴 플로우 도입 이후 회의시간을 60% 이상 단축하는 엄청난 경험을 체험하기도 했죠. 이런 변화는 간트차트라는 작지만 강렬한 변화에서 부터 시작됩니다. 아래 영상으로 직접 확인해 보세요.
3. 업무와 간트차트의 완벽한 통합
플로우의 간트차트는 실제 업무 관리 시스템과 완전히 통합되어 있습니다. 간트차트에서 일정을 변경하면 담당자의 업무 목록에도 자동으로 반영되고, 반대로 업무 상태가 변경되면 간트차트도 자동 업데이트됩니다.
4. 어디서나 접근 가능한 간트차트
PC, 태블릿, 모바일 등 어떤 기기에서도 동일한 간트차트에 접근할 수 있습니다. 외부 미팅 중에도, 출장 중에도 실시간으로 프로젝트 현황을 확인하고 관리할 수 있죠.
5. 스마트 알림과 리마인더
마감일이 다가오거나 일정이 변경되면 자동으로 알림을 받을 수 있습니다. 누구도 중요한 일정을 놓치지 않게 해주죠. 또한 주간 일정 리포트를 이메일로 받아볼 수 있어 팀원들이 다가오는 일정을 미리 준비할 수 있습니다.
플로우 간트차트 실제 활용 사례 🚀
영상 제작 회사 C사는 플로우의 간트차트를 도입한 후 프로젝트 완료율이 68%에서 94%로 급상승했습니다. 어떻게 가능했을까요?
1. 기존 문제점
❌ 여러 프로젝트를 동시에 진행하며 리소스 관리가 어려웠음
❌ 엑셀 간트차트는 업데이트가 느려 실제 상황과 불일치가 자주 발생
❌ 팀원들이 간트차트를 참고하지 않고 개별적으로 업무를 진행
2. 플로우 도입 후 변화
✅ 업무와 일정의 통합 관리
: 모든 업무가 간트차트와 연동되어 진행 상황이 실시간으로 반영
✅ 리소스 최적화
: 팀원별 업무 부하를 시각적으로 확인하고 균형있게 배분
✅ 병목 현상 조기 발견
: 간트차트에서 지연 가능성이 있는 부분을 미리 발견하고 대응
✅ 자동화된 알림
: 마감일 알림으로 일정 준수율 향상
“엑셀로 간트차트를 관리할 때는 주당 3시간 이상을 업데이트에만 썼어요. 그리고 팀원들은 여전히 간트차트를 보지 않았죠. 플로우로 바꾸고 나서는 업데이트 시간이 제로가 되었고, 모든 팀원이 자신의 업무와 일정을 정확히 파악하게 되었습니다. 결과적으로 프로젝트 지연이 94% 감소했어요.” – C사 운영 총괄
간트차트, 플로우가 정답입니다 👍🏻
아시다시피 간트차트는 만들기 어렵고 관리하기는 더 어려워서 방치되는 경우가 많습니다. 하지만 플로우에서는 클릭 몇 번으로 간트차트를 만들고, 실시간으로 업데이트되며, 실제 업무와 완벽하게 연동되죠.
가장 좋은 점은 간트차트를 ‘따로’ 관리할 필요가 없다는 것입니다. 평소대로 플로우에서 업무를 진행하기만 해도 간트차트는 자동으로 최신 상태를 유지합니다. 간트차트 관리에 들이는 시간은 0, 하지만 얻는 가치는 무한대입니다.
지금 바로 플로우 간트차트 시작하기
① 플로우 계정 생성 (30초 무료 시작)
② 새 프로젝트 만들기
③ 업무 추가하기 (담당자, 시작일, 마감일 설정)
④ 간트차트 보기 선택
⑤ 끝! 이제 살아있는 간트차트가 완성되었습니다.
엑셀로 고생하며 만든 간트차트가 결국 사용되지 않는 현실, 이제 바꿔보세요. 플로우의 간트차트는 만들기도 쉽고 ‘실제로 활용’하기도 쉽습니다.
