많은 회사들이 KPI를 설정하긴 합니다. 그런데, 진짜 KPI를 제대로 쓰는 곳은 거의 보지 못했어요. 대부분 형식적으로 쓰고 있거든요. 모여서 목표를 잡고 각자 열심히는 합니다. 그런데 중간중간 그걸 점검하는 사람이 없어요. 성과 수치 관리도 각자가 알아서 합니다.

그러다가 몇 주, 몇 개월이 흘러요. 대표님이 말합니다. 다음 주까지 KPI 성과 보고 준비해 라고. 다들 멘붕이 와요. 부랴부랴 데이터를 만들어(?) 냅니다. 부족한 데이터에는 서사까지 덧붙여서 가공하고요. 애초에 바랐던 성과가 나올리 만무합니다.

KPI가 실패하는 원인 5가지

가만히 들여다 보면 공통적인 문제점들이 발견됩니다. 모아서 정리해 보니 딱 5개로 추려지네요. 여러분의 회사를 떠올리면서 하나씩 짚어보세요. 2개 이상 해당된다면 개선이 시급합니다. 성과를 올리고 싶다면 이 글을 완독하세요.

원인1. 파일로만 관리되는 KPI

KPI가 어디 있지? 이메일? 구글 드라이브? 아니면 네트워크 드라이브? 🧐

분기마다 KPI 엑셀시트를 업데이트하고 공유하는데, 팀원들은 자신의 KPI가 무엇인지 기억도 못합니다. 왜냐하면 일상 업무와 KPI가 완전히 분리되어 있으니까요. 파일로 만들어 공유하면 그 순간에는 좋아 보여도, 일주일만 지나면 아무도 열어보지 않는 ‘좀비 문서’가 됩니다.

원인2. 너무 많은 지표, 정작 중요한 건 무엇?

KPI 항목이 15개? 20개? 🤦‍♀️

“이번 분기 핵심은 신규 고객 유치야!” 라고 말하면서 실제 KPI 리스트에는 20개 지표가 나열되어 있는 경우가 많습니다. 너무 많은 KPI는 오히려 집중력을 분산시킵니다. 직원들을 혼란스럽게 만들어요. 모든 게 중요하다면, 사실상 아무것도 중요하지 않은 거죠.

원인3. 실시간 업데이트 불가능한 정적 문서

지난 달 데이터가 아직 안 들어왔네… 그냥 예상치로 채워넣자. 📝

엑셀이나 워드 문서로 관리되는 KPI는 실시간 업데이트가 불가능합니다. 특히 여러 부서와 연결된 지표라면 더욱 그렇죠. 결국 월말이나 분기말에 급하게 데이터를 모아 채우는 형식적인 작업이 됩니다. 이런 지연된 데이터로는 빠른 의사결정이 불가능합니다.

원인4. 업무와 연결되지 않는 고립된 목표

KPI랑 현재 프로젝트가 어떻게 연결되는 거지? 🤷‍♂️

많은 회사에서 KPI와 실제 업무 관리는 별개의 시스템으로 운영됩니다. 이런 분리는 직원들이 일상 업무와 회사의 목표 사이의 연결성을 이해하기 어렵게 만듭니다. 그 결과, KPI는 ‘해야만 하는 추가 작업’으로 여겨지며 실제 성과 개선으로 이어지지 않습니다.

원인5. 형식적인 리뷰와 피드백 부재

분기 끝났으니까 KPI 업데이트 좀 해주세요~ 📢

가장 중요한 부분인데요, 많은 기업에서 KPI는 단순히 ‘확인’하는 용도로만 사용됩니다. 정기적인 리뷰, 적절한 코칭, 목표 조정 없이 숫자만 채워넣는 형식적인 절차가 되면 직원들은 KPI를 그저 귀찮은 행정 업무로 인식하게 됩니다.

KPI 성공 공식 5가지

그럼 건강하게 KPI를 활용하는 회사들은 어떻게 KPI를 쓰고 있을까요? 플로우가 일 잘하는 회사들의 KPI 활용 패턴도 5가지로 정리해 알려드립니다. 유익하면 저장해 두세요.

1. 소수의 핵심 지표에 집중하세요

핵심 업무 완료율 증가 🔥

모든 것을 측정하려 하지 마세요. 각 부서나 팀별로 3-5개의 진짜 중요한 지표만 선택하세요. 너무 많은 KPI는 오히려 집중력을 흐트러뜨립니다. “이번 분기에 이것만 잘하면 성공이다”라고 명확하게 정의할 수 있어야 합니다.

2. 일상 업무 시스템과 KPI를 통합하세요

불필요한 보고서 작성 시간 감소 ⏳

KPI를 별도의 파일이나 시스템으로 관리하지 마세요. 직원들이 매일 사용하는 업무 관리 도구 안에서 KPI를 확인하고 업데이트할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 KPI 관리를 위한 별도의 시간이 필요하지 않습니다.

3. 실시간으로 진행 상황을 확인할 수 있게 만드세요

의사결정 속도 향상 💨

분기 말이나 월말에만 체크하는 KPI는 의미가 없습니다. 언제든지 현재 상황을 확인하고 필요시 바로 조치를 취할 수 있어야 합니다. 실시간 대시보드같은 툴을 만들어 두면 팀원들에게 명확한 방향성을 제공할 수 있죠.

4. 업무와 KPI를 직접 연결하세요

회사 목표 달성률 증가 🎯

각 프로젝트나 업무가 어떤 KPI에 기여하는지 명확하게 연결해야 합니다. 직원들이 일상 업무가 회사의 큰 목표와 어떻게 연결되는지 이해할 때 더 큰 의미와 목적을 가지고 일합니다.

5. 정기적인 리뷰와 코칭을 제공하세요

직원 참여도 향상 👥

KPI는 단순한 측정 도구가 아니라 성장 도구입니다. 정기적으로 진행 상황을 점검하고, 필요한 코칭과 리소스를 제공하세요. 성과가 좋지 않다면 문제를 찾고 해결 방법을 함께 모색해야 합니다.

어수선한 KPI 성과관리
플로우로 해결한 사례

글로 읽으면 무슨 말인지 알겠습니다. 그런데 현실에 대입하면 늘 어딘가 아구가 맞지 않아요. 회사는 대표 혼자서 운영하는 게 아니라, 모든 임직원이 한마음 한뜻으로 움직였을 때 변화가 시작되거든요.

그 변화를 쉽게 이룰 수 있는 방법을 소개해 드립니다. 사실 현실에서 작동하는 살아 있는 KPI는 협업툴 플로우로 손쉽게 만들어 갈 수 있어요. 아래 실제 사례를 통해 설명드릴게요.

✅ 협업툴 플로우로 KPI 관리 시작

중소형 쇼핑몰 브랜드를 운영하던 김대표님의 가장 큰 고민은 KPI 관리였어요. 분기별 목표는 설정했는데, 실제 달성 현황은 여기저기 흩어져 있었죠. 담당자들은 각자 엑셀에 KPI를 기록하고, 매주 회의 때 공유하는 방식이었어요.

업데이트가 누락되기 일쑤였고, 누군가 휴가를 가면 그 지표는 아예 확인이 불가능했습니다. 결정적으로 회사 전체 목표와 팀 KPI가 실제로 연결되어 있는지도 알 수 없었어요. 분기 말 제 “우리가 목표를 달성했냐?”는 질문에 적막만 흘렀습니다.

자세히 보니 데이터는 많았어요. 그런데 인사이트가 없더라고요. 김대표님은 KPI가 단순히 숫자의 나열이 아니라 회사의 성장 방향을 알려주는 나침반이 되길 원했습니다. 특히 실시간으로 진행 상황을 확인하고, 문제가 생기면 빠르게 대응할 수 있는 시스템이 필요했어요.

💡핵심은 ‘OKR 기반’ KPI 관리

플로우의 OKR 목표 관리 시스템을 도입한 후, KPI 관리 방식이 완전히 달라졌습니다. 회사의 핵심 목표(Objectives)에 맞춰 개인의 핵심 목료를 설정하고, 각 팀과 개인이 이에 맞춘 KR(Key Results)을 정립할 수 있었습니다.

기존의 KPI가 플로우 OKR이라는 하나의 시스템에 통합되니 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있었고, 특히 플로우의 목표-업무 연결 기능으로 일상 업무가 어떻게 KPI 달성에 기여하는지 명확하게 보였습니다.

또 플로우 AI 어시스턴트가 KPI와 관련한 질문에 바로 답해주니 리포트 작성 시간도 크게 줄었습니다. “이번 분기 마케팅팀 KPI 진행률은?”이라고 물으면 AI가 바로 정리해 주는 형식. 직원들도 내 업무가 회사 목표와 어떻게 연결되는지 쉽게 눈에 보여서 책임감도 높아졌죠.

아래 주요 변화를 4가지로 정리해 드릴게요.

1. 목표와 업무의 명확한 연결 → KPI 달성률 62% 증가 🚀

분기 KPI 달성률 62% 상승 (48% → 78%)

이전에는 목표를 정해두어도 일상 업무와 연결되지 않아 실행력이 부족했어요. 플로우를 통해 회사 목표(OKR)와 팀/개인 KPI, 그리고 일상 업무를 직접 연결하니 모든 활동이 목표 달성에 집중되었습니다.

예를 들어, ‘리드 증가’라는 KPI가 있다면, 관련 업무(콘텐츠 제작, 광고 집행, 성과 분석)를 직접 KPI에 연결해 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있었어요. 덕분에 분기 KPI 달성률이 48%에서 78%로 급상승했습니다.

2. 실시간 데이터로 보는 인사이트 → 위기 대응 시간 80% 단축 ⏱️

문제 발견 및 대응 시간 80% 감소 (평균 10일 → 2일)

KPI 지표가 목표에 미달할 때, 과거에는 몇 주 뒤에나 보고서를 통해서 알게 되었어요. 플로우를 도입하고서는 이 문제도 해결이 되었는데요. 실시간 대시보드랑 인사이트 기능이 파워풀해서 KPI 달성이 지연되거나 문제가 생기는 즉시 파악할 수 있었죠.

특히 주간 리포트 메일 기능이 매주 월요일 아침에 KPI 진행 상황을 자동으로 정리해서 보내줬어요. 직원들이 잊고 있다가도 현황을 정확히 파악할 수 있는 환경이 마련된거죠. 덕분에 문제 발견부터 대응까지 걸리는 시간이 평균 10일에서 2일로 크게 줄었습니다.

3. AI 기반 KPI 질의응답 → 보고서 작성 시간 75% 절감 💼

KPI 보고서 작성 시간 75% 감소 (주 8시간 → 2시간)

이전에는 노션부터 구글 공유문서와 같은 여러 도구에서 데이터를 추출하고 가공하는데 많은 시간을 썼습니다. 이제는 플로우 AI 어시스턴트 하나로 모든 데이터를 쉽게 확인하고 기록할 수 있게 되었어요. 가장 좋은 건 하루 업무 진행 현황과 성과가 기록되는 ‘일일 업무일지’를 손쉽게 작성할 수 있게 되었다는 점입니다.(아래 영상 참고)

자동화된 주간/월간 리포트 기능으로 반복적인 보고서 작성 업무도 크게 줄어들었어요. 팀장들은 데이터 수집이 아닌 인사이트 도출과 전략 수립에 더 집중할 수 있게 되었고, KPI 보고서 작성 시간이 주당 8시간에서 2시간으로 크게 감소했습니다.

4. 팀원 KPI 투명성 강화 → 팀 생산성 45% 향상 👥

팀 생산성 지표 45% 향상

과거에는 팀원들이 자신의 업무가 회사 KPI와 어떻게 연결되는지 명확히 이해하지 못했어요. 플로우의 OKR 목표 관리 시스템으로 모든 KPI가 투명하게 공유되고, 개인 업무와의 연결성이 눈에 보이니 직원들의 목표 의식이 더 강해졌습니다.

특히 성과 데이터가 실시간으로 업데이트되어 팀원들이 자발적으로 진행 상황을 체크하고 조정할 수 있게 되었어요. 팀원들 사이에 건강한 동기부여가 생겨 전체 팀 생산성이 45% 향상되었습니다.

플로우로 KPI를 관리하면서 가장 큰 변화는 전사적 투명성이 높아진 점이었어요. 모든 부서의 KPI가 실시간으로 확인 가능해지니 경영진이 더 빠르고 정확한 의사결정을 할 수 있게 되었죠.

또 데이터 기반 경영, 그러니까 데이터 기반의 의사결정이 가능해 지면서 기존에 감으로 판단하던 일들이 객관적 지표로 평가되었고, 그 결과 연간 전략 목표 달성률이 이전보다 52% 증가하는 기염을 토했습니다.

무엇보다 좋은 건 모든 구성원이 회사의 목표와 현재 위치를 정확히 이해하게 되면서 한 방향으로 정렬된 조직 문화가 형성되고 있다는 점이에요.

KPI 관리, 이제 형식적인 서류 작업에서 실질적인 성과 도구로 📈

KPI는 단순한 성과 측정 도구가 아니에요. 제대로만 쓰면 회사 전체 방향성을 제시하고, 개인 업무의 우선순위가 정해지면서, 궁극적으로 회사 성장에 속도가 붙는 강력한 도구가 될 수 있죠.

하지만 대부분의 회사에서는 KPI가 형식적인 문서 작업으로 전락해 진짜 효율과 가치를 창출하지 못하고 있습니다. 위에서 짚어 드렸지만, 파일로만 관리되는 KPI, 너무 많은 지표, 실시간 업데이트 불가능, 업무와의 연결성 부재, 형식적인 리뷰 이런 문제들이 KPI의 효과를 크게 떨어뜨립니다.

플로우는 이러한 문제점들을 해결하고 KPI를 실제 성과로 연결하는 통합적인 솔루션을 제공하고 있어요. 목표 설정부터 일상 업무 관리, 리포팅까지 모든 것이 하나의 플랫폼에서 이루어지기 때문에 KPI 관리를 위한 별도의 시간, 노력이 들지 않습니다.

플로우로 진짜 KPI를 경험하세요.

KPI는 설정하는 것보다 실행하는 게 중요합니다. 플로우로 관리하면 형식적인 KPI 관리를 넘어 진짜 성과를 낼 수 있는 실행으로 나아갈 수 있어요. 이제 KPI를 진짜 의미 있게 만들고, 직원 개인과 회사의 성장에 속도를 붙여보세요.