간트차트라 하면 떠오르는 것들이 몇가지 있습니다.

​#막대그래프
#프로젝트 계획
#일정관리

간트차트는 프로젝트 관리에 빠지지 않고 등장하는 그 유명한 ‘바 차트'(Bar chart)예요. 그런데 우리 현업에서는 이 간트차트를 어떻게 쓰고 있을까요?

A : “만들어 놓고 안 봐요.”

B : “보고할라고 한 번 만들었었죠.”

C : “어디있더라, 파일이…”

이 글을 보고 있는 여러분도 A, B, C님들과 같은 상황이라면 아래 글을 반드시 정독하세요.

간트차트로 유명한 협업툴 플로우가 검색해도 잘 나오지 않는 간트차트의 진짜 쓰임새를 99% 공개합니다.

간트차트, 누가 왜 만들었나?

간트차트는 1910년대 헨리 간트라는 기계공학자가 공장 생산성을 높이기 위해서 개발한 도굽니다.

​당시 공장에서는 누가 무슨 일을 하는지, 다음 공정은 언제 시작해야 하는지 혼란스러운 상황이었거든요. 간트는 이 문제를 해결하려고 시간에 기반한 ‘시각적 스케줄링’ 도구를 고안해냅니다.

​이게 바로 간트차트의 시작이었죠. 여기서 놓치면 안되는 중요한 포인트가 하나 있는데요.

간트차트는 처음부터 ‘보여주기’가 아니라 ‘문제 해결’을 위해서 만들어진 도구라는 겁니다.

음. 그런데 보통 요즘 회사들에서는 이 간트차트를 어떻게 쓰고 있나요? 대부분 ‘보기 좋을’ 정도로만 정돈해서 쓰는데 급급합니다.

일부는 상사나 대표님에게 잘 보이려고, 제안서에 넣어야 하니까, 업무 평가를 잘 받으려는 목적으로 쓰이기도 하죠.

어쨋든. 알게 모르게 본질에서 멀어지고 있는 간트차트의 쓰임새가 본 기능마저 헤치고 있는 건 아닌가 하는 생각이 드는 요즘입니다.

이 분이 간트차트 개발자, ‘헨리 간트’ 선생님.

간트차트의 진짜 가치 3가지

간트차트의 진짜 가치는 예쁜 그래프나 구성진 보고서에 있지 않습니다.

간트차트의 진짜 가치는 일 처리 프로세스에서 오는 여러 ‘문제’들을 ‘해결’함에 있습니다. 그 관점에서 진짜 가치 3가지를 조명해 드릴게요.

1.조기 발견되는 ‘병목 현상’

프로젝트에는 늘 ‘병목’이 생기기 마련입니다. 누군가의 작업이 늦어지면 다른 일들도 멈춰 버리는그런 상황들. 간트차트를 제대로 만들면 이런 병목들이 미리 발견됩니다.

예를 들어볼게요. 회사에서 홈페이지를 새로 만든다고 가정해 보면, 기획팀이 내용을 만들어서, 디자인팀이 작업을 끝내야, 개발팀이 시작할 수 있고, 개발이 끝나야 마케팅팀이 움직입니다.

이런 ‘상호 의존 관계’가 간트차트에 기록되면, “디자인이 2주 지연되면 전체 일정이 한 달 밀리는구나.” 라는 걸 한눈에 알 수 있죠.

미리 발견된 문제는 어떤 대책으로 이어집니다.

• 디자인 인력을 더 투입하거나,
• 개발팀이 할 수 있는 다른 작업을 먼저 시작하거나,
• 마케팅 일정을 조정하기 등.

이게 바로 간트차트의 첫 번째 가칩니다. 문제가 생기기 전에 미리 보고 대응하는 것

2.효율 높은 ‘리소스 배분’

회사에서 가장 귀한 건 사람, 그리고 ‘시간’이죠. 누가 언제 무슨 일을 얼마나 하는지, 누가 바쁘고 누가 여유가 있는지 한눈에 보여주는 게 간트차트입니다.

이것도 예를 들어보면, 디자이너 A와 B가 있는데, A는 6월 첫째 주에

프로젝트 3개가 몰려있고 B는 그 주에 별로 할 일이 없네요.

간트차트로 이걸 확인했다면? A의 일부를 B에게 옮기거나, A의 일정을 앞뒤로 조정해서

작업 부하를 ‘균등’하게 만듭니다.

이렇게 사람들의 시간을 최적화하면 번아웃도 예방되고 프로젝트 지연도 방지할 수 있죠.

3.선명해 지는 ‘전체 그림’

업무에 빠져들다 보면 자연스럽게 자기 작업에만 집중하고 몰두하게 됩니다. 일부러 그러는 건 아닌데 “내 작업만 잘 끝내면 돼.” 라는 마인드가 장착되죠.

몰입 자체가 나쁜 건 아닌데요. 회사 일, 그러니까 전체 프로젝트가 어떻게 돌아가는지 ‘숲’을 보는 시야가 좁아집니다.

이때 간트차트가 큰 도움이 됩니다. 내 작업이 전체 프로젝트에서 어디에 위치하는지, A팀의 일과 B팀의 일이 어떻게 연결되는지 한눈에 보여줍니다.

이런 ‘전체 그림’, 즉 ‘숲’을 보면 팀원들이 더 책임감을 느끼고, 협업도 훨씬 원활하게 돌아갑니다.

“내가 이걸 늦게 제출하면 마케팅팀도 일정을 못 맞추겠구나. 웬만해선 내일까지 끝내야겠다.”

약간 이런 건강한 인식 변화를 기대할 수 있죠.

프로젝트 전체가 보이는 간트차트의 좋은 예시 (by 플로우)

진짜 간트차트 쓰는 방법 5가지

간트차트가 어떤 가치를 품고 있는지, 이제 이해가조금 되셨을텐데요. 바로 이어서 이 가치를 제대로 느낄 수 있는 정석적인 적용 방법론도 알려드립니다.

쓰는 법 1. 마일스톤 정하기

간트차트를 만들 때 가장 먼저 할 일은 큰 마일스톤을 정하는 거예요. 마일스톤이란 우리말로 ‘이정표’를 말하는데 제품 출시 d-day나 중간 보고같이 꼭 지켜야 하는 일정을 말합니다.

반드시 이 마일스톤을 먼저 정하고 일정을 거꾸로 계산하세요.

📌 제품 출시가 6월 1일이라면,

• 테스트는 5월 15일까지
• 개발은 5월 1일까지

이렇게 큰 그림을 먼저 그리면

세부 일정을 잡기가 훨씬 쉬워집니다.

쓰는 법 2. 적당히 쪼개기

간트차트가 유명무실해 지는 흔한 실패 이유 중 하나가 너무 세세하게 만드는 겁니다.

이메일 보내기, 회의록 정리같은 작은 태스크까지 간트차트에 넣으면 관리도 어렵고 아무도 보지 않게 돼요. 작업 단위는 보통 1-3일 정도가 적당합니다. 너무 크지도, 작지도 않게요.

정말 중요하고 부서, 개인간 서로 의존성이 있는 작업에 집중하세요. 잊지마세요. 꼭 모든 작업을 다 넣을 필요는 없습니다.

너무 세밀하지 않게. 필요한 것만.

쓰는 법 3. ‘누가’ 할지 정하기

정말 중요한 단계인데요. 담당자를 확실하게 정하는 단계입니다. 막대 그래프만 그려놓고 누가 할지 정해두지 않으면 아무도 책임지지 않는 이른바 ‘고아 태스크’가 생깁니다.

작업마다 담당자 이름을 적고, 색상으로 구분해서 누가 어떤 일을 하는지 바로 알 수 있게 하세요. 그리고 한 사람에게 일이 몰리지 않았는지 확인해서 조정도 합니다.

쓰는 법 4. 실시간 업데이트

간트차트의 생명은 업데이트에 달려 있다고 해도 과언이 아닙니다.(최신성 반영) 만들어 놓고 방치하면 아무런 의미가 없어요. 길어도 일주일에 한 번은 꼭 업데이트하는 시간을 정해두세요.

“A는 예정대로 순항 중”

“B는 3일째 지연 중”

“D는 아직 시작하지 않음”

이렇게 정보를 계속 업데이트해야 간트차트가 살아있는 도구로 작동하게 됩니다.

주기적으로 체크하면서 실시간 업데이트 착. (by 플로우)

쓰는 법 5. 회의 때 중앙에 ‘척’

간트차트는 혼자 보는 게 아니라 팀원 모두가 같이 보는 겁니다. 주간 미팅이나 프로젝트 미팅을 할 때 간트차트 화면을 꼭 띄워놓고 진행하는 습관을 문화로 만드세요.

어떤 안건이든 간트차트를 번갈아 보면서 이야기나눕니다. 사실상 간트차트에는 프로젝트의

모든 내용이 담겨 있기 때문이죠.

간트차트를 중심으로 회의하고 대화를 나누면 더 구체적이고 효율적인 업무를 볼 수 있게 됩니다.

진짜 간트차트 도입, 2가지 조심하기

마지막으로 간트차트 쓸 때 주의해야 할 점도 알려드립니다. 다들 잘 하시겠지만, 노파심에 2가지만 알려드려요. 실제로 주변에서 간트차트 작동을 막는 흔한 이유입니다.

​참고하고 주의하세요.

❌ 1. 세상 복잡한 간트차트

간혹 간트차트를 짜는 PM이 완벽주의자 성향을 보이는 경우가 있는데요. 엄청 사소한 태스크까지 간트차트에 넣고 모든 의존 관계를 화살표로까지 연결하곤 합니다.

결론부터 말하면, 팀원들이 안씁니다. 보기도 어렵고, 본다 해도 스트레스가 올거예요. 간트차트는 상세한 매뉴얼이 아닙니다. 단순할수록 효과적이에요.

‘중요한 태스크’와 상호 ‘의존성’에 집중하세요. 또 간트차트의 진짜 가치가 ‘문제 해결’에 있다는 점도 다시 상기해 보시길 바랍니다.

❌ 2. 독재자 스타일 간트차트

대표나 팀장이 혼자서 일방적으로 만드는 간트차트도 별롭니다. 개개인의 업무 역량, 성격이 반영이 되지 않았을 가능성이 크고요.

리소스 배분도 균형이 맞지 않을 가능성도 높습니다.

간트차트는 참여자 모두가 참여해 만들었을 때 활용 가치가 올라가고 그 본연의 가치가 잘 발현될 수 있습니다.

간트차트, 결국 ‘도구’일 뿐

간트차트는 마법 지팡이가 아니에요. 프로젝트를 조금 더 잘 관리하기 위해 쓰는 도구에 지나지 않습니다. 도구의 가치는 그것을 어떻게 사용하느냐에 달려 있어요.

위 내용처럼 간트차트를 단순한 ‘보고용’ 문서가 아니라 살아있는 ‘관리’ 도구로 활용한다면, 프로젝트 효율이 높아질 수밖에 없습니다.

복잡하게 생각하지 말고, 지금 바로 간단하게 한 번 만들어보세요.

(협업툴 플로우에서 되게 쉽게 만들 수 있습니다)

오늘의 작은 변화가 내일의 큰 차이를 만듭니다.