필립 법무사 사무소, 플로우 도입 후 사건 처리량이 40% 이상 증가했습니다.

Interviewee: 필립 법무사 사무소 김선미 법무사

개인회생·파산 전문 필립법무사 사무소

개인회생·파산 전문 필립법무사사무소는 안양을 기반으로 법원 및 등기소 업무를 중심으로 한 법무 서비스를 제공하고 있습니다. 개인회생·파산 등 비송사건과 상속등기, 한정승인과 같은 상속 업무를 주력 분야로 삼아, 사건의 특성과 절차를 정확히 이해한 실무 중심의 대응을 이어가고 있습니다.

온라인 상담과 사건 수임 비중이 높은 업무 환경에 맞춰, 고객과의 소통 및 사건 관리 방식을 지속적으로 개선해 나가고 있으며, 실무 경험을 바탕으로 한 정보 공유를 위해 온라인 채널 ‘무사언니’도 함께 운영하고 있습니다.

도입 전 업무 방식

1) 개업 연차가 쌓일수록 한계에 다다른 서류·문서 관리
제가 개업한 지 3년 차가 되던 해였습니다. 기존 업무 관리 자료와 신규 상담 정리, 사건마다 필요한 자료 조사 결과물과 공부 자료가 한데 섞이면서 종이 지옥에 살고 있는 것 같다는 답답함을 느끼게 되었습니다.

서류가 점점 늘어나면서 자료를 찾고 보관하는 데에도 한계가 분명해졌고, 이 시기를 계기로 기존 방식으로는 업무를 관리하기 어렵다는 생각이 들기 시작했습니다.

2) 업무 매뉴얼로는 해결되지 않았던 직원 교육
직원을 채용한 뒤 업무 방식을 교육하는 과정에서도 어려움을 느꼈습니다. 새로운 직원들이 모르는 사건을 확인하고 실무에 참고할 수 있도록, 제가 처리했던 사건을 워드로 정리해 출력하고 클리어 파일 형태로 업무 매뉴얼을 만들어 두었습니다.

그러나 업무 매뉴얼을 참고하라고 안내해도, 신입 직원은 신입 직원들은 무엇을 어디서부터 봐야 할지 몰라 실제 업무에 잘 활용하지 못하는 경우가 많았습니다.

또한 법무사 업무는 법령 변경에 따라 업무 매뉴얼을 지속적으로 수정해야 하는데, 이미 출력된 매뉴얼은 규정이 바뀔 때마다 다시 수정해 인쇄해야 했습니다. 이 과정이 반복되면서 매뉴얼 관리 자체가 점점 부담으로 느껴졌습니다.

3) 문서 기반 툴의 한계
이런 경험을 거치며 업무 매뉴얼을 종이가 아닌 협업툴 안에서 관리해야겠다는 생각을 하게 되었습니다. 처음에는 에버노트, 원노트, 노션과 같은 문서 기반 툴을 활용해 상담 기록을 어느 정도 온라인화했습니다.

그러나 사건이나 업무를 단위로 관리하기 어렵고, 직원과 업무를 공유하는 데에도 한계가 있어 법무사의 업무 전반을 관리하기에는 부족하다고 느꼈습니다.

플로우로 옮긴 업무

플로우 도입 이후에는 사건 하나를 기준으로 발생하는 법무사 사무소의 전반적인 업무를 플로우로 옮겨 관리하고 있습니다. 기존에는 사건 관련 파일은 PC 드라이브에, 진행 메모는 종이에, 업무 매뉴얼과 마케팅 자료, 내부 소통은 각각 다른 방식으로 관리하다 보니 업무 정보가 여러 곳에 흩어져 있었습니다.

현재는 사건별로 프로젝트를 만들어 사건 진행에 필요한 자료와 업무를 한 공간에서 관리하고 있습니다. 사건을 처리하며 발생하는 상담 내용과 자료 조사 결과뿐 아니라, 업무 매뉴얼, 콘텐츠 작성 기록, 내부 소통 내용까지 함께 정리하면서 사건 단위로 업무를 한눈에 파악할 수 있는 구조가 되었습니다.

1) 내부 소통을 카카오톡에서 플로우 메신저로 전환
업무를 하다 보면 한 사람은 외근을 나가고, 다른 한 사람은 사무실에 남아 업무를 처리하면서 수시로 소통이 필요합니다. 이 때문에 기존에는 카카오톡을 활용해 업무 내용을 주고받았습니다. 그러나 법무사 업무 특성상 고객의 개인정보를 다루는 경우가 많아, 직원이 퇴사할 경우 보안 측면에서 신경 쓰였습니다.

또한 퇴근 이후 업무 관련 내용을 전달해야 할 때 카카오톡을 사용하는 것이 부담스러워 전달을 미루다 누락되는 경우가 있었고, 반대로 누락을 피하려다 보니 퇴근 이후에도 메시지를 보내게 되어 직원에게 스트레스를 주는 상황이 반복되기도 했습니다.

플로우 도입 이후에는 내부 소통을 플로우 메신저로 옮기고, 방해금지 모드를 활용해 시간과 관계없이 메시지를 남길 수 있는 방식으로 운영하고 있습니다. 덕분에 업무 전달 누락에 대한 부담은 줄이고, 퇴근 이후 연락에 대한 심리적 부담도 함께 완화할 수 있었습니다.

2) 개인회생·파산 업무를 플로우 프로젝트 단위로 관리
플로우 도입 전에는 개인회생·파산 사건을 포함한 사건 업무를 유형별로 PC 드라이브에 폴더를 만들어 관리하고 있었습니다. 개인회생, 파산, 상속 업무별로 폴더를 나누기는 했지만, 업무 자료와 공부 자료가 함께 섞여 있었고 시간이 지날수록 폴더 수가 늘어나 관리가 점점 어려워졌습니다. 자주 사용하지 않는 사건은 저장 위치를 잊어버리는 경우도 많았습니다.

플로우 도입 이후에는 PC에서 폴더별로 저장해 두던 사건 관련 파일과 자료를 각 사건 유형별로 프로젝트로 만들어 관련 파일, 메모, 참고 자료를 함께 정리하면서, 파일을 따로 찾는 일이 줄어들었습니다.

이 방식은 개인회생·파산 사건 관리에서 특히 효과적이었습니다. 사건별로 필요한 서류와 절차, 진행 단계, 특이사항을 프로젝트 안에서 함께 관리하고 있으며, 사건을 처리하며 알게 된 실무상 유의사항은 댓글로 남겨 이후 유사한 사건에서 참고하고 있습니다.

3) 종이로 관리하던 업무 매뉴얼을 플로우로 이전
기존에는 제가 처리했던 사건을 기준으로 업무 매뉴얼을 워드로 작성해 출력하고, 클리어 파일 형태로 관리했습니다. 새로운 직원이 입사할 때마다 해당 매뉴얼을 다시 복사해 전달했고, 직원들은 이를 참고해 업무를 익히는 방식이었습니다.

플로우를 도입한 이후에는 이렇게 종이로 출력해 관리하던 업무 매뉴얼을 플로우의 프로젝트 안에서 관리하고 있습니다. 업무 유형별로 프로젝트를 만들어 반드시 숙지해야 할 내용을 정리해 두고, 법령이 변경될 경우에는 댓글로 수정 내용을 남기고 있습니다. 언제, 어떤 내용이 변경되었는지를 댓글로 구분해 기록하다 보니, 기존처럼 매뉴얼을 다시 출력하거나 따로 정리할 필요가 없어졌습니다.

4) 블로그 및 콘텐츠 관리
블로그 운영을 위한 원고 작성과 아이디어 관리 역시 플로우에서 진행하고 있습니다. 블로그로 활용할 주제나 참고 자료를 프로젝트에 기록해 두고, 원고 작성이 필요할 때 해당 내용을 바로 확인하며 활용하고 있습니다.

플로우 도입 후 달라진 점

1) 동일 기간 내 업무 처리 건수 40% 증가
법무사 업무는 특정 시기에 업무가 몰리는 특성이 있습니다. 특히 9~10월은 업무량이 집중되는 시기인데, 플로우 도입 이후 9~12월(4분기) 기준 업무 처리 건수가 전년 대비 40% 이상 증가했습니다.

최근에는 직원 한 명을 줄이게 되었음에도 불구하고, 플로우를 통해 업무 흐름과 기록을 정리하다 보니 기존과 동일한 업무량을 충분히 감당할 수 있게 되었습니다. 처리 건수가 같더라도, 결과적으로는 순이익 측면에서 더 나은 구조로 성장했다고 볼 수 있습니다.

2) 사건 기록을 업무 자산으로 축적
플로우 도입 이전에는 사건이 끝나면 관련 서류를 보관하는 데 그치는 경우가 많았습니다. 이후 비슷한 사건이 다시 들어오면, 과거에 어떻게 처리했는지 다시 찾아보거나 처음부터 판단해야 하는 경우도 적지 않았습니다.

플로우를 사용한 이후에는 사건을 처리하는 과정과 참고했던 자료, 유의해야 할 사항들이 함께 기록으로 남게 되었습니다. 이 기록들이 쌓이면서, 과거 사건이 단순한 보관 자료가 아니라 다음 업무를 진행할 때 참고할 수 있는 자산으로 활용되고 있습니다. 비슷한 사건이 발생했을 때 이전 기록을 확인하며 업무를 진행할 수 있어, 판단 과정이 한결 수월해졌습니다.

플로우 도입 전/후 비교

Writing & Design 이연주

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